在工作學習過程中，常常會需要編寫一些固定格式的公文，這種格式基本固定的公文文檔。如果制作成一種特定的模板，就可以多次應用，不僅可以省去大量的重復工作，而且能使文檔便于管理和查詢，對我們的工作效率有很大的提升。

　　這里以編寫公司每月的工作總結文檔為例，可以使用下面的技巧：①添加帶有公司字樣和圖標的頁眉、頁腳;②每頁頁碼和總頁碼的自動設定;③添加到模版;④制作公司的模板組。

　　具體操作如下：

　　1、新建一個文檔，單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，在頁眉上輸入“北京大興森林圖書工作室”文字，并設置頁眉的字體使用小五號字;在頁腳中輸入公司的地址(如大興黃村義和莊)和聯系電話(如010-61214542)，這里可以任意鍵入需要的公司名稱、地址和電話，如圖1所示。

　　圖1 在頁眉和頁腳輸入公司名稱、地址和電話

　　2、選中頁眉上的文字，單擊【格式】|【邊框和底紋】命令，在打開的對話框中選擇雙細線，然后設置成下邊框格式，其它的按照如圖2所示設置。

　　圖2 設置頁眉的下框線

　　3、給頁眉文字下邊加上雙細線后，用同樣的辦法，給頁腳上方加上一根細線。這樣將來打印出的文稿在頁眉和頁腳中會出現公司的名稱、地址和聯系方法。完成了這一步，就已經制作好了公司稿紙的基本格式。

　　當文檔不只一頁時，總希望能有頁碼來顯示內容。通常插入頁碼的方式，只能簡單地表明當前頁是第幾頁，但沒有關于總頁數的記錄。事實上我們希望頁碼的表示方式能像郵票編號一樣，以“1-3”(1表示第一張，3表示總共有三張)的形式出現。要設置這種頁碼，可使用下面的操作方法。

　　4、首先在頁腳中單擊【插入】|【頁碼】命令，如果插入的的頁碼帶有圖文框，可以在其上右擊彈出快捷菜單，選擇【設置圖文框格式】命令，在彈出的對話框中單擊【刪除圖文框】命令。這時頁碼的位置可能會變亂，但并不要緊，適當移動調整到合適位置即可。

　　5、在頁碼右面輸入短橫線，然后單擊【插入】|【域】命令。在對話框的【類別】中選擇【編號】，右邊的【域名】中選擇【SectionPages】，單擊【確定】按鈕，在頁碼和短橫線后出現了整個文檔的總頁數。也可單擊頁眉工具欄中的【插入頁數】按鈕 ，就可以插入總頁數域了。

　　6、給文檔編寫內容，可以設置標題為“每月工作總結”，下面有“編寫人”、“編寫時間”、“間要說明”等內容，接著是對本月各項任務完成情況的說明，也可以什么都不填，該稿紙可以作一般稿紙用，如圖3所示。

　　圖3 編寫工作總表模板

　　7、將本文檔保存為模板。具體方法是，使用【文件】菜單中的【另存為】命令或按F12鍵，在彈出的對話框中選擇【保存類型】為【文檔模板】，可以發現所在的文件夾變成了Office目錄下的Templates子目錄中。給模板命名為“森林圖書工作室”，單擊【確定】按鈕完成模板制作。

　　8、制作好模板后，使用【文件】菜單中的【新建】命令，在打開的【任務窗格】中，單擊【常用】選項卡，就能看到剛剛制作好的模板，如圖4所示。通過這個模板創建的新文檔，已經包含了上述設置的頁眉頁腳中的內容。

　　圖4 剛制作好的模板

　　9、在上一步驟中【新建】對話框中，可以看到有多個選項卡。如果一個公司有許多自己的模板，那么可以考慮在【新建】對話框中設置自己的選項卡。

　　具體方法是，在Office所在目錄下的Templates子目錄中創建一個文件夾，然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜單中的“新建”命令，打開【新建】任務窗格，就可以看到對話框中的該選項卡了，如圖5所示。切記必須放入至少一個模板，該選項卡才能出現。

　　圖5 新建的模板選項卡