淺析Access與Office其他成員之間交流數據

2020-03-24 17:52:07

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文/李鋒第1頁:淺析Access與Office其他成員之間交流數據第2頁:淺析Access與Office其他成員之間交流數據(2) Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數據庫的管理和應用。由于其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中間插入一條記錄就比較困難，而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌；再比如，當我們在Access的表中重復輸入相同或有一定規律的字段內容時，就自然會聯想到Excel的復制和自動填充功能，但Access卻無能為力。顯然，如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流，就能夠讓這些成員為Access服務，從而達到取長補短、提高工作效率的目的。在Word中打開Access表查詢項如果想把Access中的表或者查詢，轉換成為Word中能夠讀取的html' target='_blank'>文件格式，以便利用Word進行處理，可以采用以下三種方式： 1. 利用剪貼板在Access中，打開要轉換的表或者查詢項，將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器(在窗口的最左端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭)，可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器(在窗口的最上端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭)，可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述三種情況之一的選擇以后，再單擊工具欄上的“復制”按鈕，將所選內容復制到剪貼板中，如圖1所示。隨后再打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可將Access中表或者查詢項復制成Word中的表格。如果你覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行后，執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，按下“底紋”標簽按鈕，選擇“無填充色”。 2. 導出為RTF文件在Access中，打開要轉換的表或者查詢，執行“文件”菜單下的“導出”命令，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨后彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。 3. 直接插入數據庫在Word中，單擊“視圖”菜單下的“工具欄”，然后將“數據庫”一項選中(或者將鼠標置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項)。這時，要在Word中打開Access的表或者查詢項，就可以單擊新增加出來的“數據庫”工具欄上的“插入數據庫”按鈕，在隨后打開的“數據庫”對話框中，按下“獲取數據”標簽按鈕，將文件類型指定為“MS Access數據庫”，選中一個數據庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數據”標簽按鈕。圖1 復制表格將Excel工作表導入Access 利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數據處理功能對Access導入的數據進行一番處理之后，再將其轉換成Access文件，無疑是實際工作中使用最多的一種方法。Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同，只要在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成(操作方法與Word表格導入Access表相同)。

Access文件與HTML文檔相互轉換將Access文件轉換成HTML文檔(超媒體文檔)，可以在Access中執行“文件”菜單下的“導出”命令，并將“保存類型”指定為“HTML文檔”。可以用Microsoft FrontPage或其它網頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改。與導入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中導入HTML文檔，只要依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可。將Word中的表格導入Access中在Word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯，然后再將處理好的表格重新導入Access中。可以通過兩種辦法在Access中使用Word表格的數據：一是通過剪貼板，其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列(當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數據)后，單擊工具欄上的“復制”按鈕，然后再打開Access中的表或者查詢項，按下工具欄上的“粘貼”按鈕將表格數據復制過來。二是通過文本文件作為過渡，分成兩步進行：第—步，首先把Word中的表格轉換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執行“表格→轉換→表格轉換成文字”，然后點擊“另存為”命令，并指定“保存類型”為“純文本”。在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，在“另存為”窗口下選擇“文件類型”為“文本文件”，如圖2所示。Excel中導入Access數據可以使用三種方法將Access中的表或者查詢項導入Excel中：一是利用剪貼板，其操作方法與導出為Word表格的方法相同。二是將Access數據導出為Excel文件，具體操作方法為：在Access中選中表或者查詢項，執行“文件”菜單下的“導出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。三是直接在Excel中打開，方法是依次執行：“數據→獲取外部數據→新建數據庫查詢(由于典型安裝中不包括該功能，所以當第一次使用時系統會提示安裝)”，在隨后打開的“選擇數據源”對話框中，將“新數據源”指定為“MSAccess Datebase”即可。在不同的Access文件之間進行數據共享如果新建的表與已經存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數據來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數據庫內，也可以不在同一數據庫內。具體共享方式有三種： 1. 利用剪貼板進行共享在數據庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復制”命令，在需要復制的地方右擊鼠標后選擇“粘貼”命令，根據需要選擇“只粘貼結構、結構和數據、或者將數據追加到已有的表”。當然，也可以打開要轉換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復制到其它的表或查詢項中。 2. 直接導入Access對象具體操作步驟是，依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，這樣就可以將當前數據庫或其它數據庫中的對象導入，如圖3所示。 3. 利用鏈接表操作基本同上，依次執行：“文件→獲取外部數據→鏈接表”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，找到相應的表后將其鏈接進來，和上面直接導入的區別在于，鏈接進來的表的數據會隨原始表數據同步變化，而導入則不會。其實，在使用鏈接表時，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel、文本文件或HTML文檔”，也可以分別將這些文件導入Access，且導入的表中數據會隨著原始數據的變化而變化。本文作者:html教程

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