提高辦公效率 11種方法設置打印參數
2020-07-24 18:46:07
供稿：網友
一、定時打印設置法
聽說過定時打印嗎？其實也很簡單，就是讓打印機按照大家事先設定的時間來執行打印任務，這種定時打印設置法在網絡打印中經常出現，而且這種設置方法必須在Windows 2000/XP系統中才能生效，因此許多單機用戶沒有聽說過或者不關心這種打印設置法也屬情理之。大家知道打印機按普通設置來打印時，一般在稍微延遲后，打印紙張就能慢慢地從打印機中輸出了。而定時打印設置還可以對打印的時間進行設定，比方說在某個時刻，打印機會收到來自局域網中許多不同工作站發送過來的打印任務，這樣往往會引起網絡打印堵塞甚至造成打印機死機；要是大家在給每一個打印任務分配一個合理的打印時間，讓這些眾多的打印任務在各自指定的時間再進行打印操作的話，就能有效緩解打印機的壓力和網絡的運行狀況，從而確保網絡打印更有效、更高效。要是打印機就在自己身旁時，你可以利用這一功能來減少打印噪音對自己工作的影響。那么大家該如何為打印任務分配打印時間呢？按照下面的設置步驟，你就能很輕松地完成定時打印：
1、在應用程序中，大家可以依次執行“文件”/“打印”命令，來打開打印機的“屬性”對話框；
2、在該對話框中，大家用鼠標單擊其中的“高級”標簽，在隨后出現的標簽頁面中選中“使用時間從”選項，并在其中設置好打印的起止時間；
3、再用鼠標單擊設置對話框中的“確定”按鈕就能使設置的參數生效了，以后大家可以隨時增加打印文件到打印隊列中，但是在設定的打印起始時間之前，不會有任何文件進行打印；不過，大家需要注意的是，在設定的打印時間內，要確保執行打印任務的打印機要處于處于開機狀態；
4、除了能對當前的打印任務設置定時打印的時間，大家也可以對打印隊列中的某一文件指定其打印時間，而不需要對所有隊列中的文件都一一設置；
5、設置這種打印時間時，可以用鼠標雙擊“打印機”或者“打印機和傳真”窗口中的指定打印機圖標，隨后系統將彈出一個標題為“打印隊列”的設置界面；
6、雙擊隊列中需要進行定時打印的一個任務文件，隨后大家將看到一個與該打印任務對應的“文檔屬性”對話框；
7、單擊該對話框中的“常規”標簽，并在后面出現的標簽頁面中，找到“時間安排”設置項目，然后將該項目中的“僅從”選項選中，再在其中指定該打印任務的打印起止時間就行了。
上面的設置法常適用于網絡打印，而且在Windows 2000/XP系統環境下大家才能進行這樣的設置。
二、閃電打印設置法
許多人在執行打印任務時，常常按部就班，先打開對應任務的應用程序，然后在該程序界面中打開需要的任務文檔，并在應用程序界面中依次執行“文件”/“打印”命令，等到文檔打印完畢后再關閉對應的應用程序。要是大家希望減少鼠標的點擊和按鍵次數的話，可以嘗試一下閃電打印法，這樣方法可以將打印文檔的內容直接發送到打印機中，從而避免了許多中間環節的操作，以便于快速提高打印速度，下面就是這種方法的具體設置步驟：1、首先在系統的桌面上打開Windows資源管理器，并在該窗口中找到需要打印的一個或多個文檔內容；
2、選擇好需要打印的文檔內容后，大家再單擊一下鼠標右鍵，從隨后彈出的快捷菜單中選擇“打印”命令；
3、對于多數的文檔類型，其關聯的應用程序將會自動打開，然后系統會把文檔發送到打印機進行打印；
4、等到打印完畢后，對應的應用程序不需要人工干預，就能自行關閉。
很顯然，這種閃電打印將打開應用程序以及關閉應用程序的步驟省略了，打印速度比普通的打印方法提高了將近30%左右。
三、多功能輸出打印設置法
大多數用戶手頭也許只有一臺打印機，但有時您可能希望打印機按照不同的打印方式來打印，例如要想在打印時讓當前系統正在運行的應用程序以較高的速度來運行，就需要將打印機設置成按后臺方式來處理；要是希望文件打印的速度能快一點的話，就應該讓打印機工作在高速狀態下；要是希望打印機能夠在指定的時間內進行打印的話，就必須設置打印機按照定時方式來打印。每次按照不同方式來打印時，就需要每次重新設置不同的參數，這樣會大大降低打印工作效率的。為此，筆者特意向大家推薦一種多功能輸出打印設置法，它能使大家不需要每次修改打印設置，就能隨時打印任何指定的文件。其實這種設置方法也很簡單，就是對于一個打印機同時安裝幾個打印圖標，讓每個打印圖標代表一種自己事先設定的打印方式，該方法的具體實現步驟是：
1、在系統桌面上依次雙擊“我的電腦”、“控制面板”、“打印機”或者“打印機和傳真機”圖標，來打開打印機窗口，并用普通的方法設置好該打印機的相關參數；
2、然后，選擇剛剛設置好的打印機圖標，按“F2”鍵后，輸入一個可以提醒此圖標所代表功能的名稱(例如，后臺打印)即可；
3、繼續點擊“添加打印機”圖標，在Windows XP系統中，點擊窗口左側“打印機任務”列表的“添加打印機”鏈接。然后，再運行一次打印機的安裝程序。當安裝程序給出“要保留現有的驅動程序還是使用新的?”提示時，選擇“保留現有的驅動程序”選項，然后點擊“下一步”按鈕；
4、當系統給出輸入打印機名稱的提示時，再挑選一個與設置相符的名稱，例如，直接打印。然后點擊“下一步”按鈕，按照系統提示完成安裝程序即可。現在，選定剛剛創建的圖標，按照前面的步驟給這一快捷方式設置相應的功能參數；
5、這樣，當您再次打印時，就可以在打印機列表中看到您自己定制的打印機名單，并選擇合適的打印機來打印不同的文檔了。選定需要的打印機后，進行其他的設定后，點擊“確認”或者“打印”按鈕即可。
最后筆者要提示各位用戶的是，這種多功能輸出打印設置法對于Windows 2000的網絡打印機無效。
四、縮略圖打印設置法
在文稿還沒有正式定型之前，人們往往會進行一些草稿打印，以便來分析整個文檔的結構或者檢查文檔存在的問題；要是當前文稿包含的內容很多的話，那么草稿打印可能需要白白浪費許多紙張。倘若，我們能對打印的內容進行縮小顯示，讓更多的內容顯示在有限的紙張上面的話，不但能節約紙張，也有利于對整個文檔的結構進行分析，而縮略圖打印設置
法就是實現這樣的目的的。在打印機支持的情況下，縮略圖打印允許用戶在一張紙上一次打印幾頁的內容，具體的設置方法為：
1、在應用程序界面中，執行打印命令來打開“打印”設置對話框，并在“打印機名稱”列表中選擇一個打印機，然后選擇“屬性”按鈕；
2、在隨后出現的打印屬性界面中，要是包含了“布局”標簽，大家就應該選中它。然后，在該標簽頁面中的“每張紙打印的頁數”下拉列表中，按照您的意愿選擇每張紙打印的頁數，通常的選項包括1、2、4、6、9和16；
3、大家可以在該對話框中預覽頁面布局的結果，設置完畢后，點擊“確認”或者“打印”按鈕即可。
五、隊列打印設置法
在進行隊列打印時，大家可以利用Windows提供的打印隊列控制程序，來了解當前有什么文件正在等待打印，也可以對打印隊列中的任務進行編輯，例如大家可以刪除打印隊列中的某些文件打印任務，也能取消某些等待打印文件的優先級。不過在進行網絡打印時，大家只能對自己發送的打印任務進行編輯處理；要是想編輯其他打印任務的話，就必須先獲得對應打印任務相應的控制權限。在進行隊列打印設置時，大家可以按照下面的步驟來進行：
1、當執行打印命令時，大家會在系統任務欄中看到一個“打印機”圖標，用鼠標雙擊該圖標就能打開打印隊列窗口；當然大家也可以在“打印機”或“打印機和傳真機”窗口中，雙擊打印機圖標來打開打印隊列窗口；
2、倘若大家已經向打印機發送了多個打印任務，我們就能在打印隊列窗口中看到這些打印任務以發送打印的順序進行排列著；
3、要是大家希望改變打印隊列中某個打印任務的打印順序的話，可以在Windows 98/Me操作系統下，直接將打印隊列中的打印任務拖拽到自己所期望的順序位置上；
4、要是在Windows 2000/XP系統中，大家可以用鼠標雙擊打印隊列中的打印任務，當打開該任務的打印“屬性”對話框時，再選擇“常規”標簽，并在該標簽頁面中將“優先級”滑桿拉向左側使其打印優先級降低，或者將滑桿拉向右側使其獲得更高的打印優先級；大家可以根據“優先級”滑桿下方的數字(1～99)，來為打印任務設置一個合理的打印優先級；
5、此外在Windows 2000/XP系統中，大家也可以在打印任務屬性對話框中，選擇“高級”標簽，并在高級標簽頁面中為打印任務設定更高的優先級，這種設置方法能有效地提高文件打印的效率；
6、要是大家想暫停或者中止打印隊列中的某個打印任務時，可以用鼠標右擊打印隊列中的任務名稱，從隨后出現的快捷菜單中執行“取消打印”或者“取消”命令就可以了；或者大家直接在打印隊列中選中需要中止的打印任務，然后按一下鍵盤上的“Del”鍵就能實現目的了。
六、后臺打印設置法
大家知道每次在運行打印命令后，被打印信息會自動先在硬盤上創建一個后臺打印文件，然后Windows系統就會把被打印信息持續不斷地傳送到后臺打印文件中，同時后臺打印文件中的信息也向打印機不斷傳送，這樣的話應用程序和打印機由于同時工作，雙方的運行速度都不能得到最大發揮；為此我們可以通過后臺打印設置法，來讓應用程序工作得更加迅速一點，或者是加強一下打印文件的速度：
1、首先大家應該先了解后臺打印功能的設定，在系統桌面上依次執行“開始”/“設置”/“打印機”命令；在隨后彈出的打印機窗口中，用鼠標單擊需要修改的打印機圖標，并從彈出的快捷菜單中執行“屬性”命令；
2、在打開的打印機屬性對話框中，大家可以選中“詳細資料”標簽，并在該標簽頁面中點擊“后臺打印設置”按鈕，這樣就能打開后臺打印設置頁面了;要是大家使用的是Windows2000/XP系統的話，必須在打印機屬性對話框中選擇“高級”標簽頁面，才能進行后臺打印設置；
3、要是大家希望縮短等待應用程序運行的時間的話，可以在設置頁面中選中“使用后臺打印，以便程序更快地結束”選項，然后選中“在后臺處理完最后一頁時開始打印”選項；當然，這里筆者要提醒大家的是，啟動該功能必須確保當前硬盤有足夠的空間來存儲后臺的打印文件；
4、要是大家期望打印機能盡快地打印文件的話，可以在后臺設置頁面中選擇“直接打印到打印機”選項。不過在一些低版本的Windows系統中，要是系統打印機處于共享狀態，大家就無法選擇“直接打印到打印機”選項了；要是想使用該功能的話，可以選擇設置頁面中的“共享”標簽，然后在其中設置“不共享”就可以了。
七、虛擬打印設置法
在使用Word來處理信息的時候，常常在結束編輯時，需要看一看當前頁面的打印輸出效果，然后根據輸出效果來進行重新編輯排版，然而在一臺沒有安裝打印機的計算機上，點擊“頁面設置”或“打印預覽”時，程序卻彈出一個對話提示框，來告訴用戶“尚未安裝打印機，如需安裝打印機，請重新將打印機安裝好”，因此，按照常規方法，在一臺沒有安裝打印機的計算機上是沒法看到具體的打印效果的。如果我們非要在一臺沒有安裝打印機的計算機上來查看具體的打印效果，該怎么才能實現呢？下面就是具體的實現步驟：
1、首先在Windows系統中打開開始菜單，然后用鼠標依次單擊一下該菜單中的“設置”/“打印機”，這樣大家就能看到一個“添加打印機”的窗口；
2、在該窗口中，再用鼠標雙擊一下“添加打印機”圖標，程序就會自動彈出一個標題為“添加打印機向導”的對話框，用鼠標單擊該對話框中的“下一步”按鈕；
3、當向導提示框提示我們是選擇本地打印機還是網絡打印機時，大家可以選中“本地打印機”這個選項，然后繼續單擊“下一步”按鈕；
4、當安裝向導框要求大家添加打印機的生產商和打印機時，大家可以使用鼠標任選一廠商和打印機，繼續點擊“下一步”按鈕；
5、接下來打印機安裝向導程序就會打開一個“端口設置”界面，在該界面中大家不要進行任何選擇，直接單擊“下一步”按鈕來跳過這一步驟；
6、當大家看到“要打印測試頁嗎？”這個提示話語時，應該選擇“否”，畢竟自己的計算機中沒有安裝打印機，最后再用鼠標點擊一下“完成”按鈕；
7、隨后系統會出現“正在復制文件…”這樣的操作提示，同時要求大家插入Windows系統的安裝CD-ROM或者磁盤，然后根據提示進行操作，計算機系統就會自動讀取打印機相應的驅動程序，完畢后在打印機窗口中出現了添加打印機的圖標；
8、完成了上面的步驟后，大家不妨打開編輯頁面，然后在對應的菜單欄中點擊“頁面設置”或“打印預覽”，就可以預覽到打印效果了。
八、預覽編輯設置法
每當在對Microsoft Word文檔正式打印之前，許多用戶都會調用打印預覽功能來查看文檔的排版是否合適，要是發現有需要調整的內容時，一般會返回到文檔編輯狀態來對內容進行重新調整，那是不是一定要回到編輯狀態呢？其實大家可以直接在打印預覽模式下就能對不適合的地方直接編輯修改，下面就是具體操作的步驟：
1、直接在Word主操作界面的工具欄中，用鼠標單擊其中的打印預覽按鈕，隨后Word程序就會從編輯狀態切換到預覽狀態；
2、再用鼠標單擊打印預覽工具欄上的放大鏡按鈕，并將放大鏡移動到需要編輯的位置處，一旦發現鼠標指針從放大鏡圖標變為I型圖標時，大家就能直接在該文檔中修改文字了，同時Word程序也會自動放大該編輯區域的；
3、編輯完成以后，大家可以單擊預覽窗口中的關閉按鈕，來退出打印預覽模式并返回到原來的編輯模式，并直接單擊打印按鈕來完成文檔的正式打印。
九、紙型選擇設置法
要是大家想利用打印機生成一特殊幅面，例如生成一個A3或者B4之類的幅面時，就需要在正式打印之前，利用頁面設置功能，選擇好紙張大小，不過在“文件/“頁面設置”/“紙型”標簽頁面中，單擊“紙張大小”下拉菜單時，卻沒有找到A3或者B4之類的特殊紙型，而只發現普通的A4或者B5的紙型可供選擇，那怎樣才能選擇需要的紙型呢？大家可以按照下面的步驟來實現：
1、大家可以在“添加打印機”窗口中，通過添加虛擬打印機的方法來實現。由于并不是所有打印機支持的打印紙型都是一樣的，有些特殊的紙型就要靠大家再在計算機中同時多安裝幾個“虛擬打印機”來實現了；
2、大家倘若要輸出A3幅面的話，就可以通過安裝虛擬的“hp LaserJet 2000”打印機來實現，一旦安裝好了這個虛擬打印機，大家就能在頁面設置的“紙張大小”中找到A3紙型了；
3、要是大家還想處理B4或一些信封的話，就可以通過安裝“EPSON T-1000”的虛擬打印來實現，總之大家只要多安裝幾個能支持各種特殊幅面的“虛擬打印機”就能輕松實現各種紙型的選擇了；
4、接著大家可以依次執行“文件/打印”命令來打開打印設置對話框，并在該設置框中選中支持需要的打印幅面的虛擬打印機圖標；
5、下面，大家直接用鼠標單擊該打印機設置對話框中的關閉按鈕；再用鼠標依次執行“文件/頁面設置”命令，在隨后出現的頁面設置對話框中，打開“紙型”標簽頁面，并在“紙張大小”下設置欄處選中需要打印的紙張類型；
6、最后單擊打印預覽命令，大家就能看到文檔按照指定的幅面來進行排版了。
十、重定向打印設置法
有時需要把某一個文件夾中的所有文件都逐一打印出來，并裝訂成冊。但如果該文件夾中的文件太多的話，那么在裝訂后要想快速地找到需要的文件，就將變得很麻煩，此時如果我們手中有一份對應文件的文件名目錄的話，就能輕松實現快速地查找指定文件的功能。那么我們該通過什么辦法才能獲取這樣一封文件名目錄呢，有用戶說，那還不簡單，只要用文本編輯器來新建一個文件，然后把各個文件的文件名一一輸入到該文件中，最后把該文件的內容打印出來，不就可以生成一封文件目錄表了。不可否認的是，該用戶所說的方法是可以實現的。但是，不知這位老兄有沒有考慮過，如果要作為目錄的文件有很多，而且每一個文件的文件名由很多漢字組成時，這種方法就會花費我們大量的時間來錄入漢字，很顯然這種方法的效率比較低下。那么在具有豐富編輯功能的word2000或者wps2000文本編輯器中，難道就沒有辦法來快速將這些文件名取下來嗎？也許是對這些大名鼎鼎的編輯軟件過于信任的原因，筆者一開始就把實現該目的的希望寄托在word2000或者wps2000文本編輯器身上，無奈搜腸刮肚，還是找不出有效的實現辦法。不得已，筆者想到了利用DOS狀態下的輸入輸出重定向功能來實現這一目的。該方法實現的原理是在DOS下將目錄及文件列表輸出到一個文件，然后把該文件打印出來。其具體的操作步驟為：
1、首先先進入要打印的目錄，假設這里要打印的目錄為D:aa bb cddd；
2、接著在硬盤根目錄下建立一個文本文件，如test.txt；
3、然后進入MS-DOS方式，用DOS重定向功能。在DOS命令提示符下輸入執行“dir D:aa bb cddd*.txt >>c: est.txt”命令，將文件列表輸入到test.txt文件中；
4、最后返回到windows界面來把test.txt文件打印出來就可以了。
十一、網絡自動提醒打印設置法
為了能充分發揮局域網的功能，許多用戶都會盡量使用網絡打印機來讓局域網中的其他用戶也共享打印功能。不過由于網絡打印機對所有的打印任務都按照先后順序進行排隊執行，因此大家的打印材料到底什么時候能打印完畢就很難確定了，按常規方法大家也許會經常跑到網絡打印機旁檢查一下，很顯然這種方式是很麻煩的。其實，要是大家使用的是Windows 2000/XP系統，就可以按照下面的方法來讓網絡打印機自動提醒你，到底何時才能完成打印任務：
1、首先在Windows 2000/XP系統桌面中，用鼠標依次單擊“開始”/“設置”命令，然后在其中打開“打印機”或者“打印機和傳真”窗口；
2、在該窗口中，大家可以單擊當前可以使用的網絡打印機圖標，在隨后打開的網絡打印機設置窗口中，依次執行菜單欄中的“文件”/“服務器屬性”命令，在隨后出現的屬性設置界面中，用鼠標選中“高級”標簽；
3、接著系統會彈出一個高級標簽頁面，在該頁面中大家可以選中“遠程文檔打印完成時發出通知”這個選項，這樣打印機在打印指定任務時會給用戶發送一個消息。
要是大家將“打印遠程文檔時，通知計算機，不通知用戶”復選項取消時，那么網絡打印機就會將打印消息通知用戶，而選中該選項的話，系統就會將打印消息通知指定的計算機了。
