軟件開發項目控制淺談

2019-11-17 04:51:10

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　　一、項目控制的作用

項目控制的作用就是為了保證項目按照預期的項目目標進行，必須對項目的運行情況和輸出進行持續的跟蹤監控，收集各種項目進展信息，對收集的信息進行分析，與預期的項目目標進行比較。在出現偏差時及時分析偏差原因，制定有效的糾正預防措施，落實糾正預防措施。

項目的特點是漸進明晰的，非凡地軟件開發項目更因為其結果的無形性、需求難以明確性、勞動密集性和智力密集性，“漸進明晰”這一特點更加顯著。在項目的初期，項目經理或項目成員基本上不可能像建設一棟有形的建筑一樣，預想出項目實施過程中的所有情況（對于建筑行業來說，不可預見的主要是一些不可抗力，如天氣、人員的流失、供貨的及時性）。所以，盡管已經盡可能明確制定了項目目標，并以此為目標制定了盡可能周密的計劃，假如沒有對照項目計劃進行嚴密的監控，并及時調整計劃，不斷使計劃明晰化并符合實際，以盡可能地保證項目按照基準計劃實施，并使計劃的變更盡可能地減少，那么項目就很難達到原先計劃中制定的目標。這些目標要同時兼顧進度、質量、成本。

所以不僅要制定出好的項目計劃，更要進行嚴密的項目控制。項目控制是項目經理的一項重要職責，也是項目治理部門、項目成員、項目干系人的重要職責。

項目控制的基礎是項目計劃，項目計劃的基礎是項目目標。因此，項目治理的第一步是要明確項目目標。軟件開發項目目標應該包括軟件系統的范圍、質量、進度、成本、市場或政治目標。范圍目標是指軟件系統的功能范圍；質量目標包括軟件系統的性能要求、技術指標、質量要求等等；進度目標包括軟件系統的交付時間，與客戶達成共識的其他時間要求，如驗收時間、培訓時間等等；成本目標對企業內部來說就是項目的預算，對于客戶來說就是能夠給出合理的價格；市場或政治目標就是諸如完成市場占有率、提高企業形象、打開知名度、擊敗某個競爭對手等等。

第二步是根據目標分析自身的資源狀況，資源包括人力資源（治理水平、技術水平、數量、行業知識與經驗積累、技術知識與經驗積累）、設備、資金、信息、與相關人員的關系或渠道。

第三步是根據項目目標和資源約束來制定項目計劃，項目計劃應包括項目目標、項目任務的分解、項目組的組織機構和各角色責任、項目任務的責任分配、項目進度計劃、成本計劃、質量計劃、溝通計劃、風險防范計劃、項目控制計劃。

第四步就是實施項目計劃，在項目計劃實施過程中要持續跟蹤監控項目進展情況，并與項目計劃比較，發現偏差，分析原因，及時采取糾正、預防措施，隨時解決項目中需要解決的問題，包括項目團隊的溝通和沖突問題。

項目內外各種因素具有不確定性，同時項目相關環境中存在一定的干擾，因此項目的實施難以完全按照項目計劃進行，出現偏差是不可避免的。良好的項目控制可以保證項目按照計劃穩定地完成項目目標，就是說可以及時地發現偏差、有效地縮小偏差、迅速地糾正或預防偏差，使項目始終按照合理的計劃推進。

下面引用聞名的“破窗理論”來說明項目控制的重要性。

美國心理學家詹巴斗進行過一項有趣的試驗：他把兩輛一模一樣的汽車分別停放在帕羅阿爾托的中產階級社區和相對雜亂的布朗克斯街區。停在中產階級社區的那一輛，停了一個星期也完好無損；而另一輛，他摘掉車牌，打開頂棚，結果不到一天就被人偷走了。后來，他把那輛完好無損的汽車敲碎了一塊玻璃，結果,僅僅過了幾個小時車就不見了。以這項試驗為基礎，美國政治學家威爾遜和犯罪學家凱林提出了一個“破窗理論”。他們認為：假如有人打壞了一棟建筑上的一塊玻璃，又沒有及時修復，別人就可能受到某些暗示性的縱容，去打壞更多的玻璃。久而久之，這些窗戶就給人造成一種無序的感覺。結果，在這種麻木不仁的氛圍中，犯罪就會滋生、蔓延。

“破窗理論”在社會治安綜合治理中的作用是顯而易見的，在項目治理、項目控制中也有著重要的借鑒意義。許多人認為，這樣做太簡單，芝麻小事，沒有什么意義，而且興師動眾，沒有必要。但是一個軟件開發項目是否能夠保證按照計劃的進度質量成本完成的一個重要標志就是項目能否進行“防微杜漸”的控制。這是“破窗理論”在項目治理領域中的一個直觀的體現。有時，小題大做的處理是非常有必要的，以防止“千里之堤，潰于蟻穴”。

當然，話說回來，項目控制并不是對付項目中的“小偷小摸”或者“犯罪嫌疑人”。而是為了保證項目目標的達成。目前是講究“以人為本”的時代，項目控制也要講究“人性化”治理。除了對項目進展的檢查監督外，更有效、更長久的辦法應該是提高人的素質，提倡責任控制、自發控制。
　　二、項目控制類型

　　1、按控制內容

既然項目控制的作用和目的是為了保證項目實施最終能夠滿足項目目標的要求，而項目目標又包括項目可交付成果及軟件產品的范圍、質量、交付日期，因此項目控制至少要包括范圍控制、質量控制、進度控制。另外由于交付的成果大多具有確定的價格，而企業為了保證軟件產品能夠贏得一定的利潤，就會設定預算目標，因此還要進行成本控制。再者，軟件需求的不明確性、項目的外在條件和多項目資源共享的情況，都有可能需要對項目計劃進行調整，因此需要進行項目的變更控制。

范圍控制：建筑行業可能不太需要范圍控制，因為建造幾棟房子其范圍是非常。但也很難說，也許由于資金的問題，原來預備建7棟的，現在可能改成先建4棟，再建3棟。或者原來預備建88層的，現在改成建68層。但是軟件系統的范圍控制就很重要，有的需求功能分解得很粗很模糊，項目范圍是一個大致的范圍，這樣就比較難以控制其范圍。范圍控制的第一步就是把項目的范圍確定清楚。確定清楚后項目范圍是比較好控制。

質量控制：質量控制的目的是保證項目成果的質量滿足項目質量計劃中說明的項目成果的質量要求。項目質量計劃的說明可能會引用其他文件來說明項目成果的質量要求，如招標書、投標書、合同、需求規格說明書、國家標準、行業標準、企業內部制定的各種規范等等。

進度控制：項目進行過程中，必須不斷檢查、監控項目的進展情況，以保證每項分解的任務都能按計劃完成。持續收集項目進展數據，把握項目計劃的實施情況，將實際情況與進度計劃進行對比，分析其差距和造成這些差距的原因，必要時采取有效地糾正或預防措施，使項目按照項目進度計劃中預定的工期目標進行，防止延誤工期。項目進度控制不僅要注重主要任務或要害路徑上的任務的工期，也要注重一些本來次要的任務的進展，以防止次要任務拖延，影響主要任務和要害路徑上的任務。

成本控制：成本控制的基礎是在項目計劃中對項目制定出合理的成本預算，也叫費用預算。
成本控制就是盡可能地保證各項工作在項目計劃中預定的預算內進行。成本控制也可以叫費用控制。軟件開發項目的成本最主要的是人力資源的成本，而人力資源的成本體現為各個項目成員薪資水平乘以他所花費工作日的總合，因此人力資源的成本其重點在于合理地安排使用合適的人力資源。軟件開發項目的成本還包括購買必需的軟硬件設備的成本；需求調研所花費的交通、協作、通信成本；購買必要的辦公用品、參考資料的費用；給用戶培訓所需要花費的培訓資料編寫費、資料印刷費、產地費、設備費；假如需要第三方的鑒定或檢測，還需要一定的鑒定檢測費用，包括預備的費用；假如部分組件需要外包，則應當控制軟件外包的成本，包括交付給外包承擔方的費用，和進行質量、進度控制的治理成本。

變更控制：對于軟件開發項目而言，變更一般是不可避免的。為了將項目變更的影響降低到最小，就需要采用變更控制的方法。變更控制就是要找出影響項目變更的因素、判定項目變更范圍是否有必要、判定項目變更的結果是否已經發生及效果如何等。進行變更控制的主要依據有：項目計劃、變更請求和提供了項目執行狀況信息的績效報告。

在項目范圍相對明確固定的情況下，質量、進度、成本三個目標一般是相互矛盾、互相制約的。趕工、縮短工期、加快進度往往導致成本上升或質量下降，降低成本會使進度拖延或質量下降；提高質量需要更長的工期、更高的成本。因此應當注重平衡質量、進度、成本三個目標，更好地進行項目控制。

　　2、按控制執行人員

項目控制按照控制執行人員來劃分可以分為：項目組內控制、企業控制、用戶方控制、第三方控制。

項目組內控制：項目組內以項目經理為主，組織項目成員進行持續自我檢查，對照項目計劃，及時發現偏差、及時進行調整。

企業控制：項目組以外，企業領導層以及生產部門、項目治理部門、質量治理部門、財務治理部門對項目進行控制。項目組一般應該定期提交項目狀態報告給上述項目干系人，使他們了解項目的真實進展情況。

用戶方控制：用戶方對于項目的進度、質量是最關心的，所以有責任感用戶方會定期或不定期地需要獲得項目進展的信息，作為他們項目控制的依據。用戶控制的措施主要是在發現問題后提出警告。當然，合同簽訂后軟件系統的價格是固定的，所以他們對項目成本的關心程度不會像企業那樣高。

第三方控制：目前有些項目委托項目監理機構進行項目控制。作為第三方的監理機構，對于軟件開發項目的成功是有利的，因為理論上監理單位利益獨立于雙方之外，可以客觀公正地提出相關意見和措施，保證項目的質量、進度及投資。同時，第三方監理擁有很強的咨詢能力，可以幫助雙方解決一些技術和治理難題，促進項目進展。對信息工程建設項目實施成功與否做公正客觀評價，又可以使軟件系統用戶和系統開發商雙方的市場行為規范起來，客觀上促進軟件開發商提供高質量的符合客戶業務需求的軟件系統，從而提高客戶對建設軟件系統的信心。

　　3、按控制方式

控制一詞的本意是指抑制或限制、指導或命令、核對或驗證。項目控制是保證項目計劃實施不偏離目標的有效手段，控制方式的選擇伴隨著控制者與控制對象漸進而長期的適應過程，它是一種綜合而復雜的治理行為。

遠程控制：隨著網絡和通信技術的發展，企業經營市場的全球化，企業員工的工作可能遠離企業治理部門，也可能在家里上班，傳統的檢查監控的控制方式無法適用。因此，制度控制將成為控制企業生產經營活動的一種重要方式。

檢查控制：企業通過檢查監督等方式對項目組進行持續的監控，及時發現問題，解決問題，糾正偏差。“人們不會做你期望他做的事情，只會做你預備檢查的事情。”這句話不完全對，但有一定的道理，主要看針對什么樣的人。

責任控制：項目任務分解合理，每個項目成員分工責任明確，每個成員按照自己的責任目標，按時保質地完成自己的任務。軟件開發是智力型的手工勞動，傳統機械的控制、治理方法很難起到真正的效果。

自發控制：自發控制方式是把責任控制代之以更嚴格的、要求更高的、更有效的內部控制。它激勵項目團隊自覺行動，并不是別人要他做什么或怎么做，而是客觀的計劃任務和變化的環境要求他采取相應的行動，不僅完成責任分配的份內工作，還在完成本職工作的基礎上主動完成自己認為需要完成的工作。

　　4、按控制時機

項目控制的時機可以可以在活動開始之前、之中和之后進行，分為預防控制、過程控制和糾正控制

預防控制：防范于未燃是最好的一種項目控制方式，它可以預先做好預備避免和防止預期問題的發生。預防控制就是從項目的策劃階段開始，每個階段對后面項目實施的過程，根據經驗猜測和估計可能產生的偏差，并采取相應的防范措施，盡可能地消除偏差。例如，對于軟件開發需要的技術，要及早安排培訓學習，做好技術預研，對于可能會流失的要害項目骨干，應當及早預備好替代人員。預防控制需要項目經理豐富的經驗、敏銳的嗅覺和判定力、及時準確的信息。對于確定的問題，進行項目假設和約束分析，假設是通過努力可以直接解決的問題，而這些問題是一定要解決才能保證項目按計劃完成；約束一般是難以解決的問題，但可以通過其他途徑回避或彌補、取舍，如犧牲進度、質量等等；假如問題的出現具有不確定性，則應該在風險分析中列出，分析其出現的可能性（概率）、造成的影響、采取的措施。

過程控制：在項目的實施過程中進行持續的隨時的監督和指導的控制。通過觀察和定期匯報的形式都可以有效地進行過程控制，可以通過每周進度圖表清楚地顯示計劃的任務、已經完成的任務、與計劃目標的偏差程度（準時、提早、延遲），一旦發現偏差，就應當考慮及時采取糾正或者預防措施。

糾正控制：糾正控制是在項目的某個階段或某個任務或整個項目基本結束或項目出現偏差后進行糾正的控制，這時候損失已經發生了，因此具有亡羊補牢的性質，糾正控制可能是迫不得已的唯一選擇。
　　三、項目控制的步驟

從以上項目控制的作用和類型分析來看，項目控制的基礎和依據是項目目標和項目計劃，所以項目控制的步驟就是：根據項目目標制定項目控制計劃（包括進度控制計劃、質量控制計劃、成本控制計劃）、設定階段成果驗收準則、匯報和收集項目實施進展信息、判定偏差、分析偏差產生的原因和趨勢、采取適當的糾正預防措施，對糾正預防措施的有效性進行評估。

　　1、根據項目目標制定控制計劃

項目控制的對象不僅要針對總體任務，更要針對盡可能具體的分解后的任務，這樣的控制才會取得應有的效果。
因此項目控制的目標包括總體目標、分任務目標、階段目標。項目控制的基礎是否扎實依靠于項目任務的分解是否清楚合理、是否盡可能的具體、階段目標設置是否合理等等。有的任務的分解往往可以有多種方案，應當找到既利于工作任務分配，有利于劃分階段目標的分解方案。

　　2、設定階段成果驗收準則

階段成果驗收準則應當包括在進度控制計劃、質量控制計劃、成本控制計劃中。階段成果驗收準則就是判定階段成果是否符合要求的標準，其最原始依據是合同。由合同帶出的依據包括需要遵守的相關技術標準規范、需求規格說明書、設計說明書、測試計劃等等。

　　3、匯報和收集項目進展信息

項目實施進展信息包括制度規定的定期匯報信息和項目治理人員不定期地收集的相關信息。定期匯報信息包括定期的會議和定期的項目階段狀態報告。定期的匯報信息應但包括：項目當前狀態、報告區間內完成的工作、計劃區間內預備完成的工作、已經解決的問題、需要解決的問題（包括遺留未解決的問題、新出現的問題、需要客戶、企業領導層、兄弟部門等協調解決的問題）。項目治理部門根據項目組的匯報進行匯總統計。

　　4、判定偏差

根據項目組匯報的項目當前狀態（不能僅僅寫一個延期或準時或提前、應當說明哪項任務延期、哪項任務準時、哪項任務提前）判定項目是否出現偏差，這些偏差是在合理的范圍、可接受的范圍、還是應當盡快糾正的范圍。通過把項目階段狀態匯報信息、匯總統計信息與項目計劃、相關標準規范進行對比，及早發現項目實施結果和計劃預期結果之間的差距。為了更好地判定項目計劃實施過程中的偏差，應該項目計劃中按階段設置必要的“里程碑”。不過，“里程碑”應當設置的合理有效，而一旦里程碑設置好后，就要認真地進行對里程碑的結果進行檢驗，同時也不能僅僅依靠檢查某些里程碑的結果，而不去跟蹤監控產生這個結果的過程。

　　5、分析偏差產生的原因和趨勢

所謂偏差主要是在進度和成本上的的，質量上的偏差對軟件來說比較難以判定。項目實施過程中產生的偏差就是實際進展和項目計劃之間的差距，可以分為正偏差、負偏差和零偏差。零偏差意味著沒有偏差；正偏差說明項目進度比進度計劃有所超前，或當前花費成本少于計劃中當前預算約定的成本；負偏差說明項目進度比進度計劃有所延遲，或當前花費成本多于計劃中當前預算約定的成本。

正偏差不完全是好事，負偏差也不完全是壞事。這些偏差的原因是什么，應當進一步向項目組了解情況，具體分析產生偏差的原因。

可能的原因有：原來制定的項目計劃不合理，過于保守的計劃造成了正偏差，過于樂觀的計劃造成了負偏差；技術革新、治理革新提高了效率造成了正偏差，資源不足、低效率、故障、人員離職造成了負偏差；成本的增加（負偏差），如增加獎金、提高工資、提高加班補貼造成了進度正偏差或零偏差；抽走技術人員（正偏差）造成進度的負偏差；需求分析不夠清楚、設計方案有問題造成進度和成本的負偏差；外部因素有：客戶配合不力、外包供給商未能按期、按質的要求交付、戰爭或自然災難等不可抗力等等。

除了要分析出偏差的原因，還要根據原因分析除可能的趨勢。原來的正偏差或零偏差是否會發展成負偏差，原來的負偏差是否有希望扭轉成正偏差，還是會在不采取措施的情況下越來越嚴重，對后面的項目活動有多大程度的影響。

　　6、采取適當的糾正預防措施

偏差的判定和分析讓我們了解了偏差的根源，可以有的放矢地制定適當的糾正或預防措施。假如是計劃不合理，就進行計劃變更；假如是設計不合理，就進行設計變更；假如是人力資源不足，就適當增加人力資源；假如需要加班，就采取適當的措施安排加班。只有分析出造成偏差的根源和責任人，才能制定出對癥下藥的和可以落實到具體人員的糾正預防措施。

　　7、跟蹤評估措施的有效性

項目出現偏差后，制定的糾正預防措施和項目計劃一樣應該是具有可跟蹤性的，就是說必須落實到具體的人負責，同時糾正的結果和效果是可以檢驗的。糾正預防措施制定出來后，應當保證落到實處，因此必須進行跟蹤檢查，對糾正預防措施的有效性進行評估。

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