Excel XP工作簿操作六個小技巧

2020-07-13 14:04:31

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　一、工作簿操作技巧

　　1.打開固定工作簿：如果您有幾個固定的工作簿需要同時打開，可以將它們保存為工作區。以后只要將工作區打開，Excel就會打開其中的每個工作簿。保存工作區的方法是：打開需要同時使用的多個工作簿，按照使用要求調整好窗口大小和位置。再單擊Excel“文件”菜單下的“保存工作區”命令，輸入工作區名稱后單擊“保存”按鈕。打開工作區的方法是：選擇“打開”對話框中的“文件類型”為“工作區”，選中要打開的工作區名稱后單擊“打開”按鈕。

　　注意：每個工作簿所作的修改必須分別保存，保存工作區并不能保存其中的工作簿。

　　2.打開多個工作簿：如果您要打開的多個工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打開Excel XP的“打開”對話框，按住Ctrl鍵逐個選中您要打開的工作簿，最后單擊“打開”按鈕，所選工作簿就會被全部打開。

　　3.Excel啟動工作簿：如果您的工作簿需要隨Excel XP啟動而打開，可以按照以下方法操作：在“資源管理器”中選中工作簿，單擊工具欄中的“復制”按鈕。Windows 2000/XP，就應該打開C:/Program files/Microsoft office/office/xlstart文件夾(其中C是Windows所在盤符)。用鼠標右鍵單擊右窗格中的空白處，選擇快捷菜單中的“粘貼快捷方式”命令，將工作簿圖標放入xlstart文件夾。以后只要運行Excel XP，工作簿就會被打開。如果您要自動打開多個工作簿，只要將它們保存為工作區，然后將工作區圖標放入xlstart文件夾即可。

　　4.多工作簿打印：如果要打印的工作簿較多，通常采用逐個打開的方法打印。如果這些工作簿位于一個文件夾內，可以采用下面的方法一次打印：單擊“文件”菜單中的“打開”命令，按住Ctrl鍵選中需要打印的所有文件。然后單擊“打開”對話框中的“工具”下拉按鈕，單擊其中的“打印”命令，就可以一次打印多個工作簿了。

　　5.復制工作簿樣式：Excel XP允許用戶將一個工作簿使用的樣式復制到其他工作簿，從而擴大樣式的使用范圍，其操作步驟是：打開含有待復制樣式的源工作簿和目標工作簿。單擊后者“格式”菜單中的“樣式”命令打開對話框，再單擊“合并”按鈕打開“合并樣式”對話框。選中“合并樣式來源”對話框中的源工作簿并單擊“確定”按鈕，源工作簿包含的樣式就會復制到目標工作簿。

　　6.快速關閉工作簿：如果您打開了多個Excel XP工作簿，如果希望不退出Excel XP快速關閉它們，可以按住Shift鍵打開“文件”菜單，可以看到其中出現了“關閉所有文件”命令。選擇該命令以后，Excel XP會根據打開文件的狀態彈出相應的對話框，您只要根據需要選擇合適的按鈕即可。

　　7.自動保存工作簿：單擊“工具”菜單中的“加載宏”命令，選中對話框中的“自動保存”命令，單擊“確定”按鈕后“工具”菜單即可出現一條“自動保存”命令。單擊該命令可打開“自動保存”對話框，對“自動保存時間間隔”、“保存選項”等進行設置。

　　二、工作表操作技巧

　　1.多工作表打印：如果需要同時打印工作簿中的多張工作表，可以采用下面的方法操作：首先選中要打印的多個工作表，然后單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可。

　　2.多工作表輸入：如果您想在多張工作表中輸入相同內容，省略以后的復制、粘貼等操作，可以采用以下方法：選中需要填充相同數據的工作表，在已選中的任意一張工作表內輸入數據，則所有選中工作表的相應單元格會填入同一數據。如果選中工作表后您想取消上述功能，可用鼠標右鍵單擊任意一張工作表的標簽，選擇快捷菜單中的“取消成組工作表”命令。如果需要將某張工作表已有的數據快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl鍵選中含有數據的工作表和待填充數據的工作表，再選中含有數據的單元格區域，最后單擊“編輯”、“填充”子菜單下的“至同組工作表”命令，在對話框中選擇要填充的內容(“全部”、“內容”或“格式”)后單擊“確定”即可。

　　3.更改標簽顏色：Excel XP允許用戶修改工作表標簽的顏色，其操作方法是：用鼠標右鍵單擊工作表標簽，選擇快捷菜單中的“工作表標簽顏色”命令。打開“設置工作表標簽”對話框，在調色板中選擇一種顏色，然后單擊“確定”按鈕即可。

　　4.快速切換工作表：如果Excel XP工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切換到另一個工作表，只需將鼠標指針移到工作薄左下角的滾動按鈕處，然后單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的工作表標簽名稱即可。

　　5.隱藏工作表行或列：要快速隱藏活動單元格所在的行，可以按快捷鍵Ctrl+9(不是小鍵盤上的數字鍵，下同)；要隱藏活動單元格所在列，可以按快捷鍵Ctrl+0。

　　6.工作表頁碼連續排列：Excel XP打印多個工作表時，每個工作表的表格頁碼都是從1開始編號的。如果您需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令，打開“頁面設置→頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁碼]”放入框中。如果您要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只需在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(即尾頁碼，例如11)，使其變成“&[頁碼]+11”的樣式。如果需要，您還可以在“&[頁碼]+11”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&[頁碼]+11頁”的樣式。最后按照工作表的連續打印方法操作，您就可以得到頁碼連續排列的工作表了。

　　7.同步滾動數據：如果您需要同時觀察工作表中相距較遠的兩列數據，可以按以下方法操作：將鼠標移到水平滾動條右端的拆分框上，變成雙向光標后水平拖動，即可用豎線將當前工作表分割為左右兩個窗格。拖動其中的滾動條使需要觀察的數據可見，此后即可按常規方法使兩列數據同步滾動。如果需要取消豎直分割線，只需用鼠標雙擊它就可以了。

　　三、選中操作技巧

　　1.快速選中特定單元格：選中當前工作表中的任意一個單元格，單擊“編輯”菜單下的“定位”命令。在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據您要選中的區域類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型。例如“常量”，此時可以復選“數字”、“文本”等項目，單擊“確定”按鈕以后，符合條件的所有單元格均被選中。

　　2.快速選中數據區域：如果您想選中活動單元格所在的數據區域，可以單擊“編輯”菜單中的“定位”命令打開對話框。然后單擊其中的“定位條件”按鈕，打開“定位條件”對話框。選中“當前區域”復選框，“確定”后活動單元格所在的連續數據區域就會被選中。如果要選中某行或某列中含有數據的區域，可以選中該區域中的某個單元格。然后按住Shift鍵，雙擊活動單元格在待選中方向上的邊線即可。

　　3.快速選中特定區域：按F5可以快速選中特定的單元格區域。如果您要選中A2：B10區域，最為快捷的方法是按F5，打開“定位”對話框，在“引用”欄內輸入“A2：B10”回車即可。

　　4.快速選中單元格、區域、行或列：鼠標單擊可以將當前單元格選中；單擊待選中區域的第一個單元格，然后拖動鼠標至最后一個單元格，可以將兩者之間的區域選中；單擊工作表的全選按鈕，可以將當前工作表選中；按住Ctrl單擊或使用鼠標拖動，可以選中不相鄰的多個單元格或區域；選中某區域的第一個單元格，按住Shift鍵單擊區域對角的單元格，可以將兩者之間的矩形區域選中；單擊行號可將對應的整行選中；單擊列標號可將對應的整列選中；沿行號或列表號拖動鼠標，或者先選中第一行或第一列，按住Shift鍵選中結束行或列，就可以選中相鄰的多個行或列；先選中第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵選中其他不相鄰的行或列；如果您想增加或減少活動區域中的單元格，可以按住Shift鍵單擊選中區域右下角的最后一個單元格，活動單元格和所單擊的單元格之間的矩形區域就會成為新的選中區域。

　　5.選中超鏈接單元格：Excel XP單元格如果存放的是超鏈接，就不能采用直接單擊的方法選中，否則會打開超級鏈接目標。此時可以采用以下兩種方法：一是單擊單元格以后按住鼠標左鍵，直到光標變為空心十字以后松開左鍵，就可選中這個含有超鏈接的單元格。二是先選中超鏈接單元格周圍的某個單元格，用←、→、↑、↓將光標移到含有超鏈接的單元格，也可以將其選中。

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