辦公設(shè)備不按照科學(xué)的使用方法進(jìn)行使用就會提前進(jìn)入報(bào)廢期，多功能一體機(jī)亦是如此，理論上多功能一體機(jī)的功能有打印、復(fù)印、掃描、傳真，但對于實(shí)際的產(chǎn)品來說，只要具有其中的兩種功能就可以稱之為多功能一體機(jī)了。目前較為常見的產(chǎn)品在類型上一般有兩種。一種涵蓋了三種功能，即打印、掃描、復(fù)印，典型代表為愛普生 Stylus CX5100。另一種則涵蓋了四種，即打印、復(fù)印、掃描、傳真，典型代表為惠普 OfficeJet 6110。

多功能一體機(jī)購買回來后，用戶都希望它能夠用的時間更長一些，出的故障更少一點(diǎn)，而且花費(fèi)在維修和耗材上的費(fèi)用應(yīng)該更少一點(diǎn)。為了能有效地幫助大家使用好多功能一體機(jī)，筆者在這里特提出如下使用建議。

（1）最好的使用習(xí)慣——連續(xù)復(fù)印

與普通打印機(jī)不一樣的是，一體機(jī)在每次啟動時，都需要進(jìn)行重新預(yù)熱，如果長期頻繁啟動一體機(jī)的話，就很容易會影響一體機(jī)內(nèi)部光學(xué)器件的壽命。為了避免這種頻繁啟動現(xiàn)象，我們應(yīng)該盡可能地集中作業(yè)，把需要復(fù)印的材料都集中起來，使用多功能一體機(jī)的連續(xù)復(fù)印功能，來進(jìn)行批量化操作，不但可以很好地保護(hù)一體機(jī)的壽命，還能提高復(fù)印的速度。該功能的具體使用也是比較簡單的，我們只要在一體機(jī)控制面版上將工作方式設(shè)置成“連續(xù)復(fù)印”模式，然后再按一下“復(fù)印”按鈕，多功能一體機(jī)就自動把文稿復(fù)印好。但復(fù)印的文稿在數(shù)量上有一定的限制，一般的多功能機(jī)連續(xù)復(fù)印量最多是99頁，但這對于我們平常辦公相信已是綽綽有余了。同時還可以進(jìn)行“多份連續(xù)復(fù)印”，這樣能同時連續(xù)復(fù)印成多份文稿，這在擁有較大復(fù)印量的情況下，是一種非常不錯的選擇，操作時，在數(shù)字鍵盤上輸入將要復(fù)印的份數(shù)，點(diǎn)擊“復(fù)印”按鈕后，多功能一體機(jī)就會幫我們處理余下的事情。對于少量的復(fù)印任務(wù)，除非特別緊急，一般不主張隨用隨復(fù)，而應(yīng)該是連續(xù)復(fù)印，以確保一體機(jī)高效工作。

（2）最不能省略的步驟——擺放好紙張

擺放好紙張應(yīng)該包括使用優(yōu)質(zhì)打印紙或者傳真紙以及把紙張正確放置在導(dǎo)紙盒中，因?yàn)樵谝惑w機(jī)處于連續(xù)工作狀態(tài)時，最有可能影響效率的就是復(fù)印紙張出現(xiàn)問題，一旦紙張?jiān)趥魉瓦^程中出現(xiàn)什么異常，例如一體機(jī)不進(jìn)紙、多頁進(jìn)紙或者卡紙，這樣不但影響一體機(jī)的正常工作，嚴(yán)重的話還能損壞一體機(jī)內(nèi)部的紙張傳送裝置。為了避免復(fù)印紙張傳送出問題，我們首先應(yīng)該確保使用高質(zhì)量的復(fù)印紙，其次要求復(fù)印紙擺放要正確，平整放置在送紙器內(nèi)，不要放得太滿，并且將導(dǎo)軌調(diào)整到適應(yīng)紙寬。一旦紙張卡在一體機(jī)內(nèi)部時，我們應(yīng)該盡量地關(guān)閉一體機(jī)電源，然后再小心地將卡住的復(fù)印紙從一體機(jī)內(nèi)取出來。另外在安裝傳真紙時，筆者建議用戶使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真用紙，并按照說明書將感熱面朝向打印頭的方向。未使用的感熱紙請勿放置陽光直射或潮濕的地方，以免感熱紙變質(zhì)導(dǎo)致感熱效果不佳，從而影響傳真效果。此外，如果使用劣質(zhì)紙張的話，其粗糙表面很容易磨損一體機(jī)內(nèi)部的工作元件，從而造成打印或復(fù)印質(zhì)量下降，因此使用劣質(zhì)紙張絕對是一件得不償失的事情。

（3）最需要做的設(shè)置——節(jié)省工作模式

與激光打印機(jī)的使用非常相似的是，一體機(jī)在工作過程中也需要消耗大量的紙張，特別是昂貴的墨粉開支更是阻礙多功能一體機(jī)迅速普及，為此新型的一體機(jī)都增加了“節(jié)省工作模式”功能，使用該功能能有效地降低耗材開支，所以各位用戶在使用一體機(jī)之前，首先應(yīng)該對一體機(jī)進(jìn)行合適的設(shè)置，讓一體機(jī)工作在節(jié)省節(jié)省工作模式狀態(tài)下。現(xiàn)在市面上有許多類型的多功能一體機(jī)上都有一個節(jié)省墨粉的設(shè)置，人們只需要簡單地單擊一體機(jī)操作面板上的一個按鈕就能實(shí)現(xiàn)這種節(jié)省墨粉的目的了，有的需要我們用戶根據(jù)操作說明書的要求，在控制面版上進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，不過操作也不是太復(fù)雜。這種節(jié)省墨粉的功能，對于少量的復(fù)印作業(yè)可能不會太明顯，但是如果需要處理的信息量很大時，這種功能產(chǎn)生的效果就很顯著了。

（4）最不能亂放的物品——感光鼓

在多功能一體機(jī)中，感光鼓可以算得上是一種較昂貴的耗材了，要想降低一體機(jī)的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓對一體機(jī)最終的輸出效果有很大的影響，要想得到理想的輸出效果，感光鼓的小心呵護(hù)是必須的。也許有人說，感光鼓位于一體機(jī)的機(jī)身之內(nèi)，用戶怎么去保護(hù)他呀？不急，筆者這里所說的呵護(hù)，主要是指當(dāng)用戶從一體機(jī)中取出碳粉盒時對感光鼓的保護(hù)。由于感光鼓對工作環(huán)境的要求較高，它如果長時間受太陽光照的話，可能就會影響最終的打印效果，甚至還會影響碳粉盒的使用壽命。因此，在一體機(jī)需要更換墨粉或者檢查故障需要拿出碳粉盒時，我們一定要避免感光鼓放在陽光下直接照射，也不能在室內(nèi)燈光下放置超過十分鐘；另外還需要將碳粉盒放在一個干凈、平滑的表面上，而且要避免用手觸摸感光鼓，因?yàn)槿耸种干系挠椭鶗谰玫仄茐乃谋砻娌苯佑绊戄敵鲂ЧＡ硗庠诟鼡Q墨粉時，還要及時把廢粉收集倉中的廢粉清理干凈，因?yàn)閺U粉堆積太多時，在輸出的文稿上會出現(xiàn)麻點(diǎn)現(xiàn)象，嚴(yán)重的話還能損壞感光鼓。