在用Excel 統(tǒng)計一些涉及到人事方面的信息時，經(jīng)常需要輸入每個人的性別。如果按部就班地分別輸入，數(shù)據(jù)如果比較多，那么無論是采用五筆輸入還是拼音輸入，這個“男”、“女”的輸入都會顯得比較麻煩。有沒有辦法使我們稍微地偷點兒懶，讓這個性別的錄入問題不那么枯燥呢?下面的這幾個小小的招數(shù)，也許可以讓你擺脫煩惱，不如試試?

　　一、自定義格式

　　選中要輸入性別的單元格區(qū)域，點擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。點擊對話框的“數(shù)字”選項卡，在左側(cè)的“分類”列表中選中“自定義”，然后在右側(cè)的“類型”輸入框中輸入“[=1]"男";[=2]"女"”，如圖1所示。確定后，只要在這些單元格中輸入數(shù)字“1”，則會顯示為“男”，輸入數(shù)字“2”，則顯示為“女”。這樣比較起來，輸入一個數(shù)字比起輸入漢字，那當(dāng)然要簡單得多了。

　　圖1(點擊看大圖)

　　這種方法，在屏幕上顯示的是“男”、“女”，不過，在編輯欄中可以看到，仍然是“1”、“2”。

　　二、查找替換

　　使用查找替換的方法也可以實現(xiàn)上面的這種效果。在輸入時，“男”就輸入“1”，而“女”則輸入“2”。全部輸入完成后，選中這些單元格區(qū)域，然后按下“Ctrl+F”快捷鍵，打開“查找和替換”對話框。點擊“替換”選項卡，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入“1”，在“替換為”輸入框中輸入“男”，如圖2所示，然后點擊“全部替換”按鈕，就可以將選中區(qū)域中的全部數(shù)字“1”替換為“男”了。用同樣的方法，將“2”替換為“女”，大功告成。

　　圖2(點擊看大圖)

　　這種方法輸入時只需要輸入數(shù)字，方便快捷。替換后則可以換成相應(yīng)的文本，屏幕顯示與實際內(nèi)容也一致，比起第一種方法可以避免某些因屏幕顯示與實際內(nèi)容不一致造成的麻煩。

　　三、公式設(shè)置

　　這種方法需要加上輔助列。比如性別輸入應(yīng)該在D2:D100單元格區(qū)域，而我們使用C列作為輔助列。輸入時，在C列完成相應(yīng)的輸入過程。仍然是“男”為“1”、“女”為“2”。也可以只在應(yīng)為“男”時輸入“1”，則為“女”時不必輸入。全部完成后，在D2單元格中輸入公式“=IF(C2=1,"男","女")”，然后拖動D2單元格的填充句柄至D100單元格。松開鼠標(biāo)就可以得到所需要的內(nèi)容了，如圖3所示。我們可以選中C列單元格區(qū)域，點擊右鍵，然后在彈出菜單中點擊“隱藏”命令，將C列隱藏起來。

　　圖3

　　這種方法看起來雖然麻煩一些，但是在輸入時我們可以只輸入一種數(shù)字，那積少成多，從整個過程來看的話，也是能省下不少時間和功夫的。

　　好了，就這三種方法吧。您看中哪一種了?