創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫文件的方法有很多。注意在Access主窗口中officeOnline 區(qū)域左上角的"空白數(shù)據(jù)庫"按鈕。該按鈕和"文件"菜單中的"新建"按鈕都可以展現(xiàn)主窗口右側(cè)的"空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域。單擊二者中的任何一個(gè)按鈕都可以轉(zhuǎn)換到主窗口，如圖2-3 所示。" 空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域代替了主窗口中的最近打開的數(shù)據(jù)庫列表。

在"空白數(shù)據(jù)庫"區(qū)域的"文件名"框中輸入新數(shù)據(jù)庫的名稱。默認(rèn)情況下， Access 會(huì)在一個(gè)最近使用Access 打開的Windows 文件夾中創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫文件。如需使用不同的文件夾，可以使用"文件名"右側(cè)的文件夾圖標(biāo)進(jìn)行瀏覽并將數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建在所需的位置。

Access 為新數(shù)據(jù)庫提供了Dat abasel.accdb 的默認(rèn)名稱。

需確保提供的名稱可以識(shí)別。在圖2-4 中，新的數(shù)據(jù)庫命名為MyAccessAutoAuctions.accdb (擴(kuò)展名.accdb 為可選項(xiàng)，這是因?yàn)樵谖刺峁U(kuò)展名時(shí)， Access 將自動(dòng)提供擴(kuò)展名)。創(chuàng)建完新的數(shù)據(jù)庫后， Access 將自動(dòng)打開該數(shù)據(jù)庫。

圖2-3 在"空白數(shù)據(jù)庫" 區(qū)域的"文件名"框中輸入新數(shù)據(jù)庫的名稱

注意: Access 2007 可以識(shí)別所有以前版本的Access 數(shù)據(jù)庫文件. 默認(rèn)情況下，將使用2007 格式(使用.accdb 擴(kuò)展名)，但是可以指定Access 2000 、2002-2003或者Access 2007 為默認(rèn)格式.使用"文件"->"Access 選項(xiàng)" ~ "常用"，選擇"默認(rèn)文件格式"選項(xiàng)并且選定所需要的格式. 例如，當(dāng)一個(gè)Access 2007 文件大部分內(nèi)容都在Access 2000 數(shù)據(jù)庫中完成，此時(shí)就應(yīng)該選擇2000 格式來保留向后兼容.依然使用Access 2000 的用戶將無法打開以_accdb 格式創(chuàng)建的Access 文件.

圖2-4 新的My AccessAutoAuctions 數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建完成

Access 2007 可以直接兼容Access 2000 、2002-2003 和2007 等數(shù)據(jù)庫。早期的Access 數(shù)據(jù)庫文件(例如97 或者95) 必須轉(zhuǎn)換為2000 、2002-2003 或者2007 格式才可以在Access 2007 中使用。Access 會(huì)檢查正在打開的數(shù)據(jù)庫文件，如果確定該文件必須進(jìn)行轉(zhuǎn)換，就會(huì)呈現(xiàn)出圖2-5 中的"數(shù)據(jù)庫增加功能"對(duì)話框。

圖2-5 打開舊版的Access 數(shù)據(jù)文件會(huì)激活"數(shù)據(jù)庫增加功能"對(duì)話框

在"數(shù)據(jù)庫增加功能"對(duì)話框選擇為"是"可以打開第二個(gè)對(duì)話框(不顯示〉詢問轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫的名稱。選擇No 就會(huì)以只讀模式打開舊版本的數(shù)據(jù)庫，此時(shí)允許查看但不可以修改數(shù)據(jù)庫中的對(duì)象。該過程有時(shí)稱為Æ!J!J舊數(shù)據(jù)庫。

在必須要理解舊數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)時(shí)，如果用戶仍然使用舊的數(shù)據(jù)庫且無法升級(jí)至Access 2007格式，那么啟用一個(gè)舊數(shù)據(jù)庫是非常必要的。

如果按書中所舉的例子操作，請(qǐng)注意我們選擇了MyAccessAutoAuctions.accdb 作為所創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件的文件名。該數(shù)據(jù)庫用于我們的假定業(yè)務(wù)Access Auto Auctions 。輸入文件名以后，Access 將創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫。

了解Access如何處理數(shù)據(jù)：

Microsoft Access 處理數(shù)據(jù)的方法很多.出于簡便，本書中太多數(shù)實(shí)例都使用了存儲(chǔ)于本地在中的數(shù)據(jù).本地在包含于Access • accdb 文件中.實(shí)例的情況目前就是如此.

在很多專業(yè)開發(fā)的Microsoft Access 應(yīng)用程序中，實(shí)際的在保存在一個(gè)與其他界面對(duì)象(窗體、報(bào)哀、查詢、頁面、宏和模塊)分離的數(shù)據(jù)庫中(通常稱為后端).放后端數(shù)據(jù)文件位于網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)文件服務(wù)器上，每個(gè)用戶在其計(jì)算機(jī)主都有一個(gè)前端數(shù)據(jù)庫的復(fù)本(包含窗體和報(bào)表).這樣做的目的是使應(yīng)用程序更易于維護(hù).通過將數(shù)據(jù)和在分離到另一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，維護(hù)工作(建立新的索引、修復(fù)在等)就會(huì)變得更容易并且不會(huì)影響到系統(tǒng)中的其他內(nèi)容.

例如，在使用多用戶系統(tǒng)并且在數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)窗體或者報(bào)在有問題時(shí).如果所有的數(shù)據(jù)和界面對(duì)象都處于同一個(gè)數(shù)據(jù)庫，就必須在修復(fù)破損的窗體或者報(bào)表時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)一一在對(duì)窗體或者報(bào)在進(jìn)行修復(fù)時(shí)其他用戶就無法使用應(yīng)用程序.

通過將數(shù)據(jù)從其他的對(duì)象中分離出來，就可以在其他用戶處理數(shù)據(jù)的同時(shí)修復(fù)錯(cuò)誤對(duì)象.處理克問題之后，就可以向其他用戶支付新的是改，這些用戶就可以向他們的本地?cái)?shù)據(jù)庫中導(dǎo)入宵體或者報(bào)在.

另外，從界面對(duì)象中分離數(shù)據(jù)還有一個(gè)是為重要的原閣:安全性.通過結(jié)護(hù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的數(shù)據(jù)，就可以更好地來控制信息.由于實(shí)現(xiàn)了后鵡數(shù)據(jù)庫與用戶的物理分離，用戶不可能意外或故意刪除者修改后端數(shù)據(jù)庫文件.而且，后精數(shù)據(jù)易于備份和維護(hù)，并且不會(huì)影響到用戶.

使用Access • accdb 數(shù)據(jù)庫中的在朱開發(fā)應(yīng)用程序，以后可以使用"數(shù)據(jù)庫拆分器'向?qū)ё詣?dòng)刪除.accdb 文件中的表以便于分離Access • accdb 文件.在本書的第6 章中對(duì)該過程做了解釋.