Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數(shù)據(jù)庫的管理和應用。由于其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)ACCESS與Office組件其他成員之間進行數(shù)據(jù)交流，就能達到取長補短、提高工作效率的目的。

在Word中打開ACCESS的表

如果想把ACCESS中的表轉(zhuǎn)換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進行處理，可以采用以下3種方式：

一、利用剪貼板

在Access中，打開要轉(zhuǎn)換的表并查詢。將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當鼠標置于其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述3種情況之一的選擇以后，再單擊工具欄上的“復制”，將所選內(nèi)容復制到剪貼板中。隨后打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”，即可將ACCESS表或者查詢結(jié)果復制成Word表格。如果您覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行后，執(zhí)行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，再選擇“底紋”*“無填充色”。

二、導出為RTF文件

在ACCESS中，打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢結(jié)果，選擇“文件”*“導出”，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執(zhí)行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨后彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。

三、直接插入數(shù)據(jù)庫

在Word中，單擊“視圖”＊“工具欄”，選中“數(shù)據(jù)庫”（或者將鼠標置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數(shù)據(jù)庫”一項），并在Word中打開Access的表或者查詢結(jié)果，單擊新增加出來的“數(shù)據(jù)庫”*“插入數(shù)據(jù)庫”*“數(shù)據(jù)庫”*“獲取數(shù)據(jù)”，將文件類型指定為“MS ACCESS數(shù)據(jù)庫”，選中一個數(shù)據(jù)庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數(shù)據(jù)”即可。

將Word中的表格導入ACCESS中

在Word中可以對Access轉(zhuǎn)換過來的表格自如地進行編輯，然后再將處理好的表格重新導入Access中。可以通過2種辦法在ACCESS中使用Word表格的數(shù)據(jù)。

一方面，通過剪貼板。其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數(shù)據(jù)）后，單擊工具欄上的“復制”，然后再打開ACCESS中的表或者查詢結(jié)果，點擊工具欄上的“粘貼”，將表格數(shù)據(jù)復制過來。

另一方面，通過文本文件作為過渡。用戶可以分成兩步來做：第—步，先把Word中的表格轉(zhuǎn)換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執(zhí)行：表格轉(zhuǎn)換成文字，然后選擇“文件”*“另存為”*“保存類型”*“純文本”；在ACCESS中依次執(zhí)行：文件獲取外部數(shù)據(jù)導入，將“文件類型”指定為“文本文件”。

Excel中導入ACCESS數(shù)據(jù)

可以使用3種方法將ACCESS中的表或者查詢導入Excel中。

一、利用剪貼。

其操作方法與導出為Word表格相同。

二、將ACCESS數(shù)據(jù)導出為Excel文件

具體操作方法為：在ACCESS中選中表或者查詢，執(zhí)行“文件”*“導出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。

三、直接在Excel中打開

操作方法是依次執(zhí)行：數(shù)據(jù)獲取外部數(shù)據(jù)新建數(shù)據(jù)庫查詢（由于典型安裝中不包括該功能，所以當?shù)谝淮问褂脮r系統(tǒng)會提示安裝），在隨后打開的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中，將“新數(shù)據(jù)源”指定為“MSACCESS Datebase”即可。

將Excel工作表導入ACCESS

利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數(shù)據(jù)處理功能對Access導入的數(shù)據(jù)進行一番處理之后，再將其轉(zhuǎn)換成ACCESS文件，無疑是實際工作中使用最多的一種方法。

Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同，只要在Access中依次執(zhí)行：文件獲取外部數(shù)據(jù)導入，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導入ACCESS表相同）。

ACCESS文件與HTML文檔的相互轉(zhuǎn)換

要將Access文件轉(zhuǎn)換成HTML文檔（超媒體文檔），可以在ACCESS中選擇“文件”*“導出”*“保存類型”*“HTML文檔”?？梢杂肕icrosoft FrontPage或其他網(wǎng)頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改。

與導入文本文件和Excel文件方法相同，要在ACCESS中導入HTML文檔，只要依次執(zhí)行：文件獲取外部數(shù)據(jù)導入，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可。

在不同的ACCESS文件之間進行數(shù)據(jù)共享

如果新建的表與已經(jīng)存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數(shù)據(jù)來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也可以不在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)。具體共享方式有3種：

一、利用剪貼板

在數(shù)據(jù)庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復制”命令，在需要復制的地方右擊鼠標后選擇“粘貼”命令，根據(jù)需要選擇“只粘貼結(jié)構(gòu)”、“結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)”還是“將數(shù)據(jù)追加到已有的表”。當然，也可以打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復制到其他的表或查詢中。

二、直接導入ACCESS對象

具體操作步驟是，依次執(zhí)行：文件獲取外部數(shù)據(jù)導入，將“文件類型”指定為“Microsoft ACCESS”，這樣就可以將當前數(shù)據(jù)庫或其他數(shù)據(jù)庫中的對象導入。

三、利用鏈接表

利用鏈接表的共享操作同上類似，依次執(zhí)行：文件獲取外部數(shù)據(jù)鏈接表，將“文件類型”指定為“Microsoft ACCESS”，找到相應的表后將其鏈接進來。和上面直接導入的區(qū)別在于，鏈接進來的表的數(shù)據(jù)會隨原始表數(shù)據(jù)同步變化，而導入則不會。

其實，在使用鏈接表時，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文檔”，也可以分別將這些文件導入ACCESS，且導入的表中數(shù)據(jù)會隨著原始數(shù)據(jù)的變化而變化。