中文Access2000速成教程--1.3 在“設計”視圖中設計表

2024-09-07 19:04:17

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第三講在“設計”視圖中設計表

為了能像在中文Visual FoxPro 6使用“表設計器”那樣在中文Access2000中設計表，需要通過“設計”視圖來進行操作，其步驟如下所述。

步驟一、在“員工工時與工資”數據庫窗口中單擊“新建”按鈕，如圖12所示。然后在圖13所示的“新建表”對話框的列表中選定“設計視圖”項，并單擊“確定”按鈕。

圖12單擊這個按鈕

此后，屏幕上顯示出名為“表1”的窗體，如圖14所示。在這個窗體中可以如同在中文Visual FoxPro 6中使用“表設計器”那樣定義新表中的字段，以及字段類型，不同的是還能為每一個字段制定簡短的說明。通過該窗體右下方的信息框，還能讀到各種與操作有關的提示信息。

步驟二、在“字段名稱”欄中輸入字段名后，單擊“數據類型”欄。

此后，Access2000會自動將此字段設置為默認的數據類型：文本，并在此欄中顯示出來。若要設置為別的類型，只需要單擊該欄，讓一個下拉按鈕顯示出來后，即可通過它進入如圖17所示的下拉菜單來選擇指定新的數據類型。接下來的您可以分別設置好“客戶單位”、“單位地址”、“經營項目”、“聯系電話” 、“合同金額”，等字段。

圖13選定“設計視圖”列表項

圖14在“字段名稱”欄中輸入字段名

圖15單擊這個下拉按鈕

在Access2000中，字段名的最大長度可達到64個字符，也可以使用空格，所提供的數據類型如下表所列。

表：中文Access 2000中的數據類型

圖12單擊這個按鈕

操作時，在表“設計”視圖上方某單元格中輸入一個值后，即對相應的屬性進行了設置。備注、超級鏈接和 OLE 對象字段不能設置索引。如果要對字段中包含了 1 到 4 位小數的數據進行大量計算，需用“貨幣(Currency)”數據類型。“單精度(Single)”和“雙精度( Double)” 數據類型字段要求浮點運算。“貨幣”數據類型則使用較快的定點計算。

注意：：如果在表中輸入數據后需更改字段的數據類型，保存表時由于要進行大量的數據轉換處理，等待時間會比較長。如果在字段中的數據類型與更改后的DataType 屬性設置發生沖突，則有可能會丟失其中的某些數據。

步驟三、單擊“小數位數”設置欄下拉按鈕，并從下拉列表中選定小數位數。

圖16單擊這個下拉按鈕

將“合同金額”設置為“貨幣”數據類型，將光標移入位于下方的“常規”選項卡中，并進入“格式”欄后，該下拉按鈕就將顯示出來，參見圖16。順便說一下，在這個選項卡中可以控制當前字段的屬性，那些在上方的列表不能完成設置操作，都可以在此進行。

注意：：上述使用下拉按鈕的操作，還可以在中文Access2000的其它的地方用到。

步驟四、單擊工具欄中的“保存”按鈕，或者單擊該視圖的“關閉”按鈕，關閉它。

“關閉”按鈕位于表“視圖”窗體的右上角，與別的Windows應用程序相同。單擊它后，一張新的數據表就創建好了。接下來，屏幕上將顯示如圖17所示的詢問對話框，單擊它所提供的“是”按鈕后，還可在圖18所示“另存為”對話框中指定新表的名稱，本章所給出的名稱是“客戶與合同金額”。

注：：若您打開了中文Access 2000的“幫助助手”，那么下面的兩個對話框將由它提供。“幫助助手”可以在線即時幫助您通過操作，使用“幫助”下拉菜單可以控制是否讓“幫助助手”顯示出來。盡管“幫助助手”為操作Office 2000提供了很好的幫助，但本書還是建議您最好不要使用它，因它老是會在屏幕上顯示一些動作，會干擾操作視線，以后熟悉這個軟件了再使用它吧！

圖17在這個對話框中單擊“是”按鈕

圖18在這個對話框中指定新表的名稱

步驟五、在圖19所示的對話框中單擊“是”按鈕。

此后，新的數據表就會按您指定的名稱保存起來，同時“員工工時與工資”數據庫窗口中也會顯示它。若要對已經存在的表更名，可以在這個窗體中選定它，然后右擊鼠標，進入一份快捷菜單后從中選擇“重命名”命令，即可按您已經熟悉了的方法進行操作。