數據庫是什么

在學習Access之前，我們先了解一下什么是“數據庫”。

我們舉個例子來說明這個問題：每個人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的聯系，我們常常用一個筆記本將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或地址就很方便了。這個“通訊錄”就是一個最簡單的“數據庫”，每個人的姓名、地址、電話等信息就是這個數據庫中的“數據”。我們可以在筆記本這個“數據庫”中添加新朋友的個人信息，也可以由于某個朋友的電話變動而修改他的電話號碼這個“數據”。不過說到底，我們使用筆記本這個“數據庫”還是為了能隨時查到某位親戚或朋友的地址、郵編或電話號碼這些“數據”。

實際上“數據庫”就是為了實現一定的目的按某種規則組織起來的“數據”的“集合”，在我們的生活中這樣的數據庫可是隨處可見的啊。

什么是數據庫管理系統

圖書管理員在查找一本書時，首先要通過目錄檢索找到那本書的分類號和書號，然后在書庫找到那一類書的書架，并在那個書架上按照書號的大小次序查找，這樣很快就能找到我所需要的書。

數據庫里的數據像圖書館里的圖書一樣，也要讓人能夠很方便地找到才行。

如果所有的書都不按規則，胡亂堆在各個書架上，那么借書的人根本就沒有辦法找到他們想要的書。同樣的道理，如果把很多數據胡亂地堆放在一起，讓人無法查找，這種數據集合也不能稱為"數據庫"。

數據庫的管理系統就是從圖書館的管理方法改進而來的。人們將越來越多的資料存入計算機中，并通過一些編制好的計算機程序對這些資料進行管理，這些程序后來就被稱為"數據庫管理系統"，它們可以幫我們管理輸入到計算機中的大量數據，就像圖書館的管理員。

我們將要學習的Access也是一種數據庫管理系統。

Access的發展現狀

Access是Office辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是將Access單獨作為一個產品進行銷售的，后來微軟發現如果將Access捆綁在OFFICE中一起發售，將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將Access捆綁到OFFICE97中，成為OFFICE套件中的一個重要成員。現在它已經成為Office辦公套件中不可缺少的部件了。自從1992年開始銷售以來，Access 已經賣出了超過6000萬份，現在它已經成為世界上最流行的桌面數據庫管理系統。

后來微軟公司通過大量地改進，將Access的新版本功能變得更加強大。不管是處理公司的客戶訂單數據;管理自己的個人通訊錄;還是大量科研數據的記錄和處理，人們都可以利用它來解決大量數據的管理工作。

你也許要問，Access的功能這么強，那使用起來會不會很麻煩呢?這一點你可以放心，隨著版本的升級，Access的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現在只需幾個很簡單的步驟就可以高質量地完成了。